買家從蝦皮改到 LINE、或從一個入口轉到另一個時，別只取消原單。用「原單 → 新單」對照、四個該留紀錄的時間點與一張轉單清單，讓付款與貨態轉過去之後仍查得到。
改單其實是兩件事：取消原單、建立新單
買家原本在蝦皮下單，後來改到 LINE 群喊單。你在聊天裡回了一句「有買到」，買家就放心了。幾天後他想查出貨時間，原平台的訂單已取消，新的紀錄卻找不到。你明明有處理，手上卻沒有一筆能直接拿出來對的訂單。
跨平台改單最容易漏的不是取消原單，而是沒有完成「轉單」：原平台單號、新入口的紀錄、付款狀態和貨態，都要對回同一位買家。重點是留下一行「原單 A → 新單 B」，不是把兩邊資料全部重打。原單要保留的：
- 原平台名稱與原訂單編號
- 買家在原平台用的名稱
- 原本的品項、規格與數量
- 取消時間與取消原因
- 原單的付款狀態：款項已退回、轉入新單，還是待人工確認
新單要重新確認什麼？
新單不要沿用印象，要重新確認一次：
- 新入口與新訂單編號
- 沿用的買家名稱，或已確認是同一人的別名
- 最終的品項、規格與數量
- 新的付款狀態、應付金額與已付金額
- 下一個會通知買家的貨態節點
四個時間點要留下紀錄
每個時間點留一行，日後就不用搜尋整段對話：
收到改單要求時
記下買家想從哪個入口移到哪個入口、原單號和提出時間。買家只說「改到群裡那筆」卻沒講品項或帳號時，先標成待確認，不要直接取消原單。相似品名很多時，少問一次就可能把別人的單一起改掉。
買家確認新單內容時
把新單內容回給買家核對：品項、規格、數量、金額、付款方式，以及原本已付的錢怎麼處理。買家確認後記下時間，讓「有買到」變成查得到的訂單資料。
原單取消、新單建立時
兩個動作成對檢查。原平台顯示取消，不代表新入口已登記；新單建立，也不代表原單款項已轉過去。清單上放「轉單完成」和「付款已對回」兩欄，都打勾才移出待處理。款項還沒對回時，新單不要寫成已付款。
第一次更新進度時
新單建立後要有下一個可驗證的節點，例如已向日本端下單、等待出貨、已到台或待補款。不要只寫「處理中」；換了入口卻沒有狀態，只是把問題往後搬。
用一張轉單清單避免做一半
訂單量不大時，試算表就能先跑起來。填的順序是先填原單和新單，再核對買家與品項，最後處理付款與貨態；先刪舊單、之後才發現新單少了數量，就很難追查。建議欄位：
- 原平台／原單號：找回原始交易
- 新入口／新單號：找到目前有效的訂單
- 買家對照（原平台名稱、新入口名稱、已確認的別名）：避免同名或改名找錯人
- 變更紀錄（提出、確認、取消的時間）：還原事情先後
- 款項狀態（原單已付、新單已付、待退款、待對回）：不把付款假設成已完成
- 轉單前後的商品與數量：分辨「改入口」和「改內容」
- 下一個貨態節點與實際更新日：回覆買家查詢
- 負責人與期限：讓做一半的轉單有人收尾
改單後，買家只該看到自己的新紀錄
用整張 Excel 或聊天截圖證明「有在處理」，很容易把別人的姓名、品項和金額一起露出去。對外只提供這位買家的新訂單明細：品項、數量、目前付款狀態、目前貨態，以及下一次什麼時候會通知。
新單還沒處理完時，直接說「原平台已取消，新的訂單正在核對付款，完成後會通知你」，比只回「有買到」有用。不確定的日期不要硬填；你能承諾的是何時更新紀錄，不是日本賣場或物流一定何時出貨。
在 harukibox 裡怎麼留痕？
轉過來的新單可以用快速登記貼上名單建立；買家在不同平台的名字用別名歸到同一人；原單已付的款項記成預付款，再指定到新登記；原平台單號、取消時間與轉單原因寫在登記備註。買家再透過確認連結核對新單內容。
它不會自動讀取或同步蝦皮、LINE、Facebook、Instagram、Threads 的訂單與訊息，轉單仍要你手動完成；它負責的是讓轉單後的有效紀錄集中在一個地方。
常見問題
跨平台改單後，原本的訂單要刪掉嗎？
不要直接刪。先保留原平台、原單號、取消時間與原因，再建立新單並記下兩者的對照。之後核對付款、退款或買家詢問時，才知道新單是從哪一筆轉來的。能不能取消、退款或轉移款項，仍依原平台與你的交易規則處理。
買家只說「改到 LINE 那筆」，要先做什麼？
先請買家確認名稱、品項、規格與數量，再對照原單號。資料不足就標成待確認，不要只靠頭像、電話尾碼或聊天印象配對。確認後，回覆一份只包含這位買家資料的新訂單明細。
代購管理系統會自動把蝦皮或 LINE 訂單同步過去嗎？
harukibox 不會。喊單或訂單資料要先貼上或建立，再用訂單狀態、買家別名、預付款和確認連結整理後續流程。它適合保存轉單後的有效紀錄與查詢入口，不是蝦皮、LINE 或社群平台的自動同步工具。