代購對帳的完整方法：應收金額怎麼算、訂金與預付款怎麼扣、跨平台買家怎麼歸戶、以及催款與跑單的處理方式。附最容易漏收的五個情境。
代購對帳為什麼比一般零售難？
一般零售是「一筆訂單、一次付款、當場結清」。代購不是：同一位買家可能在三次不同的團各下了單，付過一次訂金，其中一件缺貨要退，運費還要等整批到齊才算得出來。錢與貨在時間上是錯開的。
再加上買家常跨平台出現——LINE 叫一個名字、IG 又是另一個——如果沒有把他們歸到同一個人身上，應收金額根本加不出來。
應收金額怎麼算？
照這個順序算，順序錯了就會重複計或漏計：
加總商品金額
這位買家在這一批的所有品項，用你報價時講好的匯率換算。如果有跨批未結的舊單，先分開算再合併，不要混在一起——否則之後任何一批出問題，整筆都對不起來。
加上代購費
按你的收費方式：抽成、每件固定、或已內含在報價。已內含的話這一步跳過，但要確定商品金額那步用的是含代購費的價格，不要兩邊都算。
加上分攤運費
整批到齊、實際運費出來之後才能算。這是為什麼對帳通常無法在收單當下完成——運費是最後一塊拼圖。
扣除訂金與預付款餘額
這一步最常被漏掉。訂金要跟訂單連動，預付款餘額要即時反映扣款。收了訂金卻在結算時忘記扣，等於向買家多收一次。
處理缺貨與退款
日本端缺貨的品項要從應收扣除。若買家已付全額，要決定是退款還是留作下次的預付款——留作預付款對雙方都省事，但一定要讓買家知道並留下紀錄。
最容易漏收的五個情境
這五個在代購社群反覆出現，每一個都是真金白銀：
- 訂金沒扣或重複扣：訂金與訂單沒有連動時，人腦記不住誰付過。
- 加購沒進帳：買家在群組追加「再加一個」，只留在訊息裡沒進訂單。
- 運費只算主要商品：同一位買家有多件時，只攤了其中一件的運費。
- 跨平台同一人被算成兩個：兩邊各自結清，結果其中一邊的餘額永遠掛著。
- 換貨或補寄的運費沒收：售後產生的成本預設由賣家吸收，量大時很可觀。
跨平台的同一位買家怎麼歸戶？
解法不是要求買家統一暱稱——實務上沒人會配合。要做的是在你這邊建立一份「別名對照」：把「豆花」「小海豹」「豆漿」都指向同一位買家。
判斷是不是同一人時，最可靠的依據是收件資訊（姓名 + 電話 + 地址）而不是暱稱。第一次出貨時就把這組資訊記下來，之後同一個人不管換什麼名字都認得出來。
規模小的時候試算表加一欄「別名」就夠。當你開始需要「查這個人總共欠多少」而答案散在三張表裡時，才是換工具的時機。
催款與跑單怎麼處理？
催款難的原因通常不是買家不想付，是「他不知道自己該付多少」。把明細攤開給他看，多數情況當場就解決了——這也是確認連結真正的用途：它不只是讓買家確認內容，更是讓金額變成雙方都看得到的同一份事實。
真的遇到跑單，能不能收回往往取決於你有沒有紀錄。訂單何時建立、買家何時確認過內容、金額何時通知——有時間戳的紀錄在溝通時的份量，遠大於翻聊天室截圖。
預防勝於處理：收訂金能過濾掉大部分隨口 +1 的人，而事先講清楚的付款期限比事後催款有效得多。
常見問題
代購的應收金額怎麼算？
商品金額 + 代購費 + 分攤運費 − 已付訂金／預付款餘額，再扣掉缺貨退款。順序很重要：代購費如果已內含在報價裡就不要重複加；運費要等整批到齊、實際金額出來才算得出來，這也是對帳通常無法在收單當下完成的原因。
同一個買家在不同平台用不同暱稱怎麼辦？
不要期待買家統一暱稱，實務上沒人會配合。在你這邊建一份別名對照，把不同暱稱指向同一位買家。判斷是不是同一人時以收件資訊（姓名 + 電話 + 地址）為準而不是暱稱——第一次出貨就把這組記下來，之後換什麼名字都認得出來。
買家不付款怎麼辦？
先確認他知不知道該付多少——催款難的原因通常是金額不清楚而不是不想付，把明細攤開多半當場解決。真的跑單時，能不能收回取決於你有沒有帶時間戳的紀錄（訂單何時建立、買家何時確認、金額何時通知），那比聊天室截圖有份量。預防上，收訂金能過濾掉大部分隨口 +1 的人。
缺貨的錢要退還是留作下次？
兩種都可以，留作預付款對雙方都省事（省去一次金流往返），但一定要主動告知買家並留下紀錄，不能默默留著。若買家要求退款就退，這件事沒有討價還價的空間——留存的信任比一次的金流成本值錢。
什麼時候該從試算表換成系統？
訊號是「查一個人總共欠多少，答案散在三張表裡」。單純記帳試算表完全夠用；但當應收要跨批次累加、訂金要跟訂單連動、還要處理跨平台歸戶時，表格之間的關聯維護成本會超過它的價值。