代購對單常漏單、錢對不起來？整理喊單、買家歸戶、應收計算、付款確認、到貨與出貨五個對單節點，比較 Excel 與代購管理系統的做法，附可複製的檢查清單。
先看結論：代購對單怎麼做
代購對單是把「誰喊了什麼、付了多少、貨到哪」逐筆核對。建議依序對五件事：喊單名單、買家歸戶、應收與實收、到貨狀態、出貨。單量少時用 Excel 就夠；同一個人有好幾個暱稱、運費要分攤、買家常來問進度時，改用代購管理系統會比較不容易出錯。
這篇是做法整理，不是法律或稅務意見。文中提到工具功能時，只寫 harukibox 自己做得到的，以及它做不到的地方。
代購對單是什麼？要對哪幾件事
對單的目的，是讓每一筆訂單從收單到交貨都對得上帳。實際上要核對的有五項：
- 喊單：買家要了什麼品項、幾個，有沒有漏記或重複記
- 金額：這筆該收多少（商品、匯率、運費分攤）
- 付款：收到多少、還差多少、有沒有多付要退
- 到貨：商品到手了沒、到哪一站
- 出貨：哪些寄出了、哪些還在等
為什麼代購最容易對錯單
常見的出錯原因，多半不是數學，而是資料散在不同地方：
- 同一個買家在 IG、FB、LINE 用不同暱稱，被記成了好幾個人
- 喊單格式不一，有人寫品名、有人只寫「+1」，整理時容易漏
- 匯率與國際運費在收單後才確定，先報的金額和最後要收的不一樣
- 買家一直問「到了嗎」，每次都要回頭翻紀錄
5 步驟對單流程
不管用 Excel 還是系統，流程都是同一套。照順序做，每一步都留得下紀錄。
整理喊單名單
先把 LINE、IG 的喊單統一成「買家／品項／數量」三個欄位。原始訊息留一份截圖或文字備份，之後有爭議才有依據。
買家歸戶
把同一個人的不同暱稱對成同一位買家，並看這位買家目前的預付款餘額，避免重複收款或漏扣。
算應收
每筆訂單用「日圓成本 × 匯率 + 運費分攤」算出應收，再減掉已付的預付款。運費怎麼分攤，可參考「代購對帳與收款」那篇。
付款確認
把明細給買家確認，請對方回覆確認，並記下收款日期與金額。買家確認過的明細，就是之後對帳的依據。
到貨與出貨狀態更新
貨到了就標記到貨，寄出了就標記已寄出。這樣買家問進度時，你查一眼就能回答。
Excel 對單範本欄位建議
用 Excel 對單的話，建議一張總表搭配下面這些欄位。
當暱稱多到整理不完、運費要一筆一筆重算，或每天被問進度時，Excel 就開始吃力。這是常見的換工具訊號，但沒有統一的單量門檻，以你自己的對單時間是否失控為準。
| 欄位 | 用途 |
|---|---|
| 買家（統一名稱） | 同一人只留一個名字，暱稱另開一欄備註 |
| 來源與暱稱 | 記下是 LINE、IG 還是 FB，之後查證用 |
| 品項、數量 | 照喊單寫，不要簡寫 |
| 日圓成本、匯率 | 匯率欄位要能個別調整 |
| 運費分攤 | 運費確定後再補，先留空白並標註「待補」 |
| 應收、已收、差額 | 差額 = 應收 − 已收，正數代表還要收，負數代表要退 |
| 到貨狀態、出貨狀態 | 用固定幾個選項（未到、已到、已寄出），避免寫法不一 |
用系統對單：harukibox 怎麼做
以下只列 harukibox 已經有的功能：
- 貼上 LINE 或 IG 的喊單名單，由 AI 解析出買家與品項，批次建立訂單
- 別名歸戶：把 IG、FB、LINE 的不同暱稱整併成同一位買家，並看預付款餘額
- 商品成本做匯率換算，國際運費依比例自動分攤到每筆訂單，也能自訂運費模板（重量級距、材積、固定費率）
- 確認連結：買家用手機滑動確認，連結有時效
- 買家查詢頁（harukibox.com/buyer）：買家用 Email 加 6 位數驗證碼查自己的訂單
- 以買家為中心的出貨管理，可篩選已到臺、現貨、已寄出等狀態
什麼情況不適合用 harukibox
如果你符合下面任何一項，請先考慮其他方式。各家工具的差異可見「代購訂單管理工具比較」那篇，功能以各家官網為準。
- 需要買家直接在線上刷卡付款：harukibox 沒有買家線上金流
- 主要靠直播收單：harukibox 沒有直播收單功能
- 希望系統自動抓 FB 社團的 +1 留言：harukibox 不會自動抓，收單來源是貼上名單或手動登記
- 需要 Android App：目前只有 iOS（iPhone／iPad）與響應式網頁版
對單檢查清單
每次結單後，照這份清單走一遍，可以直接複製使用：
- 喊單名單是否已統一成「買家／品項／數量」，原始訊息是否已備份
- 同一位買家的不同暱稱是否已合併
- 匯率與運費分攤方式是否已寫進對單表，並在報價時公告
- 每位買家的應收、已收、差額是否已算出
- 明細是否已讓買家確認，確認時間是否有紀錄
- 到貨與出貨狀態是否已更新
- 有多付的款項，是否已記為預付款或安排退款
常見問題
代購對單一定要用系統嗎？
不一定。單量少、買家不多時，Excel 就能對得清楚。當暱稱歸戶、運費分攤或回覆進度開始佔掉大量時間，就是可以考慮換系統的訊號。
買家用不同暱稱下單怎麼對？
把同一個人的暱稱整併成同一位買家，再用這位買家的名義算應收與預付款。Excel 可以另開「暱稱」欄備註；harukibox 有別名歸戶功能可以處理。
買家說有喊單但我沒記到怎麼辦？
先回頭查原始訊息。平常就把喊單訊息備份，並讓買家確認過明細，這樣有爭議時才有依據。
怎麼讓買家自己查訂單？
可以給買家一個查詢入口。harukibox 有買家查詢頁（harukibox.com/buyer），買家輸入 Email 後用 6 位數驗證碼查自己的訂單；也可以用確認連結讓買家在手機上確認明細。
運費到貨才知道，對單怎麼處理？
可以先估一個金額並跟買家說明，等實際運費確定再補差額；或事先訂好分攤規則（例如依重量比例），確定後再套用。無論哪種，都要在報價時公告清楚。harukibox 的運費模板可以依設定的規則分攤到每筆訂單。
代購對單和記帳有什麼不同？
對單是對買家：確認每位買家該付多少、付了多少、貨到哪。記帳是對自己：算每筆訂單的成本與利潤。兩者會用到同一批資料，但目的不同。
LINE 群的 +1 可以直接轉成訂單嗎？
市面上有一些 LINE +1 類的工具可以自動抓留言。harukibox 不是這種做法，它是把喊單名單貼上後，由 AI 解析成買家與品項，不會自動抓群組留言。